Koosolekute pidamine aitab kollektiivil liikuda samas suunas

Autor: Helve Kansi, perearst, Hiiumaa Tervisekeskus. Artikkel ilmus 2024. aasta septembri Pereões. Med24 avaldab ajakirjade artikleid valikuliselt. Ajakirja Pereõde ja teisi meditsiiniajakirju saab tellida siit.

Me arutleme, vaidleme ja sõlmime kokkuleppeid igal sammul, olgu teine osapool kolleegid samast või teisest raviasutusest, omavalitsuse esindajad või muud ametnikud. Kõik see võibki jääda tühjaks sõnamulinaks, millest keegi hiljem ei mäleta midagi või mida mäletatakse moonutatult. Ent kui need tohutud kõnetunnid salvestada, siis sellest kujuneb andmepagas, millega on võimalik edasi minna, et parandada töökeskkonda, või tänu millele on olemas väärtuslik teave koosolekutel läbitud teemade ja protsesside kohta – seega ei pea neid uuesti algusest peale käsitlema.

Olen kohanud suhtumist, kus protokollimist on võetud kui midagi kohutavat, ja on tehtud ettepanek koosolekuprotokoll nimetada memoks, et siis ei kõla see nii koledasti. Koosolekuprotokoll aga ei tähenda politseiprotokolli, mis tehakse pärast liikluseeskirjade rikkumist. Koosolekuprotokolli on vaja arutatu ja kokkulepitu fikseerimiseks, et mitte hiljem enda sõnu väänata ja moonutada. Tähtis pole, kuidas koosoleku salvestamist nimetada. Oleme haritud ja mõistlikud inimesed, kes oskavad avatult arutleda, taluda konstruktiivset kriitikat ning teha teiste osapooltega kokkuleppeid, mida n-ö kannataks ka paber ning mida ei oleks hiljem häbi meenutada.

Pereõde koosoleku juhina – miks ka mitte?

Klassikalises üksikpraksises, kus on üks perearst ja kaks pereõde, kerkib koosolekute mõttekuse teema sageli päevakorda. Ometi on ka üksikpraksises olemas kokkulepped, eeskirjad ja tööjaotused, vastasel korral ei saaks praksis funktsioneerida.

Ajalooliselt on praksise süda olnud perearst, kes on ülevalt alla ülesandeid jaganud. On hästi, kui kõik kolleegid astuvad ühte sammu ega esine eriarvamusi. Tänapäevane juhtimine aga eeldab töökollektiivi kaasamist võrdsetel alustel ühiste seatud eesmärkide suunas.

Mentorluse raames oli mul võimalus osaleda perearstikeskuse koosolekul, kus koosolekut juhtis ja protokollis pereõde. Tegemist oli kahe nimistuga perearstikeskusega, kus koosoleku juhtpositsioon oli atsaka pereõe käes. Koosolekul arutati läbi kõik vajalikud küsimused, et kollektiiv saaks uutest ametnike juhtnööridest ühtemoodi aru ja patsientide käsitlus sujuks tõrgeteta. Pereõde oli kolleegidelt kokku korjanud erinevad probleemid, mis eelmise koosoleku järel olid üles kerkinud, ning lisanud teemadena juurde ka ülesandeid, mille tähtajad lähenemas.

Koosolekud aitavad töötajatel kätt pulsil hoida

Kui töö kulgeb isevoolu ega süveneta eesmärkide täitmisesse, siis ei pruugigi meelde tulla, mida kõike on vaja teha: näiteks vajavad e-konsultatsioonide vastused, uuringud ja analüüsid süstemaatilist läbivaatamist. Kui on läbi arutatud ja eeskirjadega määratud, kes konkreetselt jälgib tulemuste saabumist ja edasist tegevust, siis ei teki olukorda, kus nende tegevuste tulemused jäävad digiavarustesse, mis võib tegelikult tähendada suisa patsiendi ohutuse reeglite rikkumist, kuna veidi kiiremini ravi vajavad seisundid võivad nii jääda tähelepanuta.

Samuti on aeg-ajalt vaja teada uuringufondi täitumist, jälgida laste profülaktiliste läbivaatuste seisu või krooniliste haigete olukorda – ülesandeid on perearstikeskuses palju ja erinevaid.

Kahju on ka sellest, kui hoolika töötegemise käigus ei tekitata süsteemi näiteks perearsti kvaliteedisüsteemi (PKS) tegevuste dokumenteerimiseks ja tulemuste vahehindamisteks ning PKS-i tulemused jäävad saavutamata. Aga ometi oli tegutsetud tublisti. Koosolek on koht, kus saab vastavaid tegevusi süstematiseerida, vastutajad määrata, ja sellest võidab kogu keskus.

Asutustel on koosolekutel võimalik kokku leppida ka patsientide käsitlus. Näiteks, kas ravime patsiente ravijuhendite alusel või tuleme vastu patsientide soovidele saada näiteks Z-ravimeid, rahusteid ja erinevaid valuvaigisteid? Milliseid analüüse me määrame? Kas kasutame uuringufondist suure osa alaselja- ja koljuröntgenuuringutele, D-vitamiini jms määramiseks? Kas siis on oht, et fondi ületäitumise tõttu ei saa aasta teises pooles enam teha tõeliselt vajalikke uuringuid ja analüüse?

Paika tuleb panna koosoleku reeglid

Kui alles alustatakse koosolekute pidamisega, võib kollektiivi liikmetes esialgu tekkida trots ja kartus, mis on muudatuse korral inimlik. Kohanedes aga saadakse aru, et ühisarutelud on vajalikud ning vaid nii on võimalik leida puhketoas ventileerimistele tõeliselt toimivad asendused ja lahendused.

Hea koosolek algab heast koosoleku juhtimisest. Juhi peamine ülesanne on tagada ladus ja teemakohane koosolek. Ei ole kindlaid eeskirju, kuidas koosolekut üles ehitada, ning koosoleku juhil on võimalik oma fantaasial lennata lasta. Nippe huvitava koosoleku läbiviimiseks on võimalik saada erinevate elualade esindajatelt. Meil kõigil on tuttavaid ja sugulasi panganduses, haridusasutuses, erinevates ametkondades jne, kus koosolekute pidamine on osa igapäevasest tööst. Personali koosolekuid peetakse tänapäeval praktiliselt igal pool. Arutelude läbiviimine ja koosolekute korraldamine sisaldub ka juhtide õppes. Arutelusid ei pea pidama ühesuguse malli järgi, saab katsetada ja välja mõelda erinevaid viise – peamine on koosistumiste mõttekus ja sisukus.

Enne koosolekuid on hea leppida kollektiiviga kokku reeglid, seda alustades näiteks suisa naljakana tunduvatest reeglitest:

• ei naera rumalana tunduva ettepaneku üle;
• ei võta isiklikult, kui kellegi arvamus on minu arvamusest populaarsem.

Reeglid peavad välistama arguse öelda välja oma arvamust või kartuse rumalana näivate ettepanekute tegemise ees. Igasugusest sõnalennust võib sündida ideaalne lahendus ja kogu protsess on suunatud ikkagi meeskonnatöö parandamiseks, mitte isiklike arusaamade väljendamiseks ja lahendamiseks.

Iga meeskonnaliige võiks saada koosolekul sõna ja olenevalt kollektiivi suurusest peaksid olema kehtestatud ühesugused ajaraamid. Näiteks on hea tekitada kolm lõiku, mida iga töötaja saab koosoleku alguses hinnata.

• Mis on nii hästi, et ei vaja muudatusi?
• Millistel alalõikudel on võimalusi ja vajadust parandamiseks?
• Mis on halvasti ja vajab suuremat muutmist või ei sobi üldse edasisse praktikasse?

Kolleegile vahele ei räägita. Kui kõik kolleegid on rääkinud, siis järgnevad ettepanekud. Hea võimalus on see, kui probleemi tõstatanud kolleegile saab lahendusi pakkuda ka kirjalikult ja ta saab ise valida, milliseid lahendusi kasutusele võtab. Kui probleem on kogu keskust puudutav, siis on loomulik, et teemat arutatakse koos ja ideaalis leitakse suund, kuidas edasi liikuda.

Asutuse juhi pädevus on välja noppida probleemid, mis vajavad töötajaga üks-ühele kohtumist, ja selliste kohtumiste läbiviimist abistava pagasi on paljud perearstid saanud mentorluse raames.

Kollektiivi koosolekutel ei tohi karta konstruktiivset kriitikat. Seetõttu tuleb olla valmis ka emotsionaalseteks puhanguteks. Samas rõhutan taaskord, et kriitika ei tohiks olla suunatud konkreetse kolleegi isiku kohta, vaid ikkagi tegevuste kohta. Seega ei tohi töötajatel jääda kibestumisi ja solvumisi, vaid tuleks püüda mõelda, kas saab midagi edaspidi paremini teha, et vältida kogu keskuse ebaõnnestumisi.

Mida suuremad on asutused, seda rohkem on eriarvamusi. Kõik need tuleb fikseerida, arutlusele võtta ja kas või hääletades leida ühtne tee, mida mööda edasi minna. Kui eriarvamused kollektiivis hakkavad toimima viisil „luik, haug ja vähk“, siis kaldub kreeni kogu laev, mis mõjub omavahelistele suhetele halvasti.

Koosolek on koht, kus saab edasi anda ka infot, mis on pärit näiteks asutusevälistelt koosolekutelt või üritustelt. Kollektiivi liikmed, kes on osalenud koolitustel, saavad jagada kogetut ja õpitut, teha ettepanekuid heade kuuldud tegevuste juurutamiseks.

Võib tekkida olukord, kus kord kuus peetavatest koosolekutest võib vähekski jääda. Samas ei tohi koosolekud segada töötegemist niivõrd, et töötajatel tuleb oma töö ära teha hiljem, pärast tööpäeva lõppu.

Koosolekul räägitu salvestatakse protokolli, mis enne lõplikku kinnitamist saadetakse osalenutele redigeerimiseks. Nii toimides hoitakse kollektiivi liikmetel tunnet, et ollakse võrdselt kaasatud tööd puudutavatesse otsustesse.

Oluline on tunnustamine

Kindlasti saab mainida koosolekul just seda muutust, mis kahe koosoleku vahelisel ajal on kokkuleppe korral päriselt toiminud. Eriti hea, kui muutus oleks positiivne. Märkida saab ka seisma jäänud protsesse, mis pole kohe oma eesmärki saavutanud. Aga kindlasti ei tohi koosoleku lõpuks jääda tervikmuljet, et töö on vaid valu ja vaev ning positiivset on vähe.

Ühiselt laua taga istudes on paslik jagada tunnustust. See ei pea olema lillede ja aukirja üleandmine, kuid iga n-ö tubli tegu väärib mainimist. Siinkohal tasub ka viidata, et koosolekutel ei pea vaid istuma – tänapäevased juhid viivad koosolekuid läbi hoopiski kõndides või näiteks tööruumidest väljaspool ühistel väljasõitudel.